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CPMP 2020年7月12日讲座回顾 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方

CPMP 2020年7月12日讲座回顾 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方

CPMP 七月主题讲座 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方 – 7月12日上午在Zoom meeting 上举行,讲座吸引了30多位从事不同领域的听众参加。主讲人的邹文首先介绍了项目时间管理传统的培训内容。

虽然很多朋友都通过各种途径学习了项目时间管理的流程,可是在实际工作中,大家感叹时间管理依然是项目管理中最不容易掌握的地方,也是风险发生最多的地方。邹文根据实际经验和广泛收集的案例分析总结了项目时间管理中容易忽略的地方有以下四个方面: 

主讲人在整个讲座中,用真实的案例、幽默的语言来和大家一起讨论,以其弥补上系统时间管理课程中没有涉及的,而我们在平时工作中又很容易忽视的时间管理问题。受到大家的欢迎,在最后一个QA环节里,听众们纷纷提出了自己在实际工作中的具体问题,主讲人以及CPMP的很多资深会员都积极参与讨论和回答,现场的气氛既轻松又高效。大家纷纷表示感谢CPMP精心为广大会员带来的讲座。为了弥补个别会员由于时间冲突的原因没有参加到现场讲座,CPMP还有网上的每期讲座视频回顾将会向会员开放,希望大家随时回顾各期精彩内容。 

 

讲座结束后,主讲人邹文给大家提供了一篇《8个常见的时间管理误区》的文章,帮助大家在平时工作中更好地管理时间。 

 

不知道大家有没有这样的感觉,我们经常都处在一种超负荷的工作状态下,很多时候不得不延期完成工作,导致领导或同事的不满,或者赶工却导致我们的工作质量下降。忙,似乎就是描述我们工作的主要特点。 

更有效的管理自己的时间,把我们的宝贵时间投入到回报率更高、更重要的事情上,是我们大家共同的目标,下面我将给大家介绍8个最常见的时间管理的误区,并介绍怎么克服这些问题的技巧和办法。 

 

  1. 工作目标不清晰不明确

在我们接受工作的时候,我们希望工作的目是清晰和明确的,重点是包括工作的范围和标准。 

  • 做什么?(必须明确,任务驱动)
  • 做到什么程度?哪些东西是可以不做的?
  • 什么时候做完?
  • 检验的标准是什么?
  • 给出的资源条件是什么?(人、财、物等)

最为忌讳的是领导用一句话把工作交代了,比如说,某某去把那件事情做了。这样目标不明确,过程不清楚,时间不明确,最后员工会反复求证,中间过程反复修正,非常浪费时间。所以想要不忙乱,不管是接受任务还是布置任务,请清晰完整思考上面这5个要素。 

 

  1. 任务清单不完整、清晰

当我们有了清晰的工作目标后,接下来的第一个动作就是把目标分解成任务清单(To Do List)。最为常见的分解方法就是按照产生结果的过程来做。比如下面这个公司办公室装修的案例。 

 

注意事项: 

  • 相关的项目核心人员一起参与分解;
  • 最终的工作包要能100%完成项目,不能有遗漏;
  • 工作包的工作结果是可考核的;
  • 每一个工作包至少有一个清晰的责任人。
  • 工具:思维导图,比如XMind等。

 

  1. 任务的优先级处理

在任务清单出来后,我们应该按照任务的轻重缓急来排序安排工作。在实际的工作中,我们很多项目经理显得非常忙碌,主要是经常处在任务既紧急又重要的状态下。这里最主要的原因是: 

  • 平时没有分析出哪些任务是重要的;
  • 即便分析出来了,只要任务不紧急,就不去做,直到任务时间的窗口期逐渐缩小,任务变成紧急后,项目经理才着急。

那对于项目经理而言,什么是重要的任务呢?见下图,越是下层的任务越是重要,要时刻关注,即便不紧急也要经常去做,比如保持和重要项目干系人的经常性的沟通。如果有项目计划图,那么关键路径上的任务也一定是重要的任务。 

大家如果把前面这三个部分做好,那么就可以减少你80%的忙碌状态。后面还有5点是我们在个性特质里容易出现的问题。 

 

  1. 没有分心管理

当我们的工作确实没有那么的有趣,也没有那么的激动人心的时候,一些小的让人感觉舒服的事情就很容易让我们分心,比如说在我们写报告的时候,上网看看球赛的比分,看看新闻等等,这都是很让人分心而导致我们效率不高,浪费很多时间。长时间让我们集中精力做普通的事情确实违反人性,因而现在很多朋友用番茄时间法等短时间集中精力法,可以来解决这个问题。 

另外,有朋友把手机放的很远,甚至只拿电脑到没有网络的环境中去写东西等等都是很好的尝试。 

我一个好朋友王军,他在十几年前就告诉我,他每天有一个固定处理邮件的时间,用这种方法来保证自己的工作节奏不会被随意打乱。 

 

  1. 承担太多
  • 有些项目经理有完美主义的倾向,事情不做到自己100%满意就不交活儿,另外,所有的任务和细节都要坚持自己完全把控,使得自己非常劳累而影响效率。注重细节而忘了大局,诸葛亮是典型。
  • 另外一方面,有些朋友很难对别人说“不”。导致自己的工作节奏,被一些计划外的事情随意打破。

不管是上面哪种工作模式,都会占用我们宝贵的时间,而导致我们的工作状态经常忙碌而草率,自己很疲惫,质量也控制不好。最近,敢于放权、敢于对别人的请求说“不”,这些理念不断出现在各种媒体中,就充分说明了这种情况的严重性。 

 

  1. 多任务太多

当我们在非常忙碌的时候,有些朋友喜欢在同一个时间内用多任务的方式来解决时间缺少的问题。比如在接听电话时整理手中的资料等等。但当这种多任务的状态太多的时候,那么我们犯错误的几率会指数上升,事后弥补那些错误,同样会花掉我们大量的宝贵时间。有研究表明,在多任务状态下就完成一个任务,可能会增加我们20~40%的时间。所以并行的多任务的工作模式,我们要慎之又慎地使用。 

 

  1. 不休息

很多朋友在项目截止日期到来之前拼命加班,甚至连续工作12到14个小时。实话实说,其实这样的状态大部分情况都是表现给老板看的,或者只是感动了自己。因为科学研究已经表明,没有休息时间的大脑,就绝对不会是高效的工作状态。如果你真的想节省自己的时间,想保持健康的状态,那么在每隔1到2个小时的时候(手环、智能手表等都有这个提醒的功能),一定要强迫自己休息5-10分钟,比如,喝杯咖啡,快步走等等,我个人非常推荐冥想,它可以让你的大脑很快地平静下来休息、充电,进而复血满满地进入高效地工作状态。嗯,对的,就是磨刀不误砍柴工。 

 

  1. 想得太多做得太少

耐克有一句很出名的标语:“Just do it!”我非常喜欢。其实在时间管理上,我们很多时候,花了很大部分时间是在犹豫、踌躇、怀疑中度过的,而真正做事情的时间并非我们想象的那么多。所以有人就建议上班前五分钟,平心静气的做一下今天上午的计划,然后就开始做,这样的工作效率会非常高。 

很多时候打败我们的不是事情本身,而是我们对它的想象,害怕失败,觉得要有更多更好的条件才能开始。给自己拖延找了很多看似合理的理由。我有一个中年大叔的朋友,40多岁,英语不好,不喜欢吃西餐。可他从小有一个环游世界的梦想。从2014年开始,他用一台国产车不断挑战自己的极限,一个人自驾去了欧洲、去非洲、去北美和南美,创造了很多国人自驾的第一,也经历了很多艰难时刻。通过这5年,他的车轮一圈一圈的转动,时间一秒一秒的经过,就这样一米一米地去完成了他少年时代的梦想。很多时候,Just Do It!却是最省时间的方法。 

 

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