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CPMP 七月主题讲座 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方 – 7月12日上午在Zoom meeting 上举行,讲座吸引了30多位从事不同领域的听众参加。主讲人的邹文首先介绍了项目时间管理传统的培训内容。

虽然很多朋友都通过各种途径学习了项目时间管理的流程,可是在实际工作中,大家感叹时间管理依然是项目管理中最不容易掌握的地方,也是风险发生最多的地方。邹文根据实际经验和广泛收集的案例分析总结了项目时间管理中容易忽略的地方有以下四个方面: 

主讲人在整个讲座中,用真实的案例、幽默的语言来和大家一起讨论,以其弥补上系统时间管理课程中没有涉及的,而我们在平时工作中又很容易忽视的时间管理问题。受到大家的欢迎,在最后一个QA环节里,听众们纷纷提出了自己在实际工作中的具体问题,主讲人以及CPMP的很多资深会员都积极参与讨论和回答,现场的气氛既轻松又高效。大家纷纷表示感谢CPMP精心为广大会员带来的讲座。为了弥补个别会员由于时间冲突的原因没有参加到现场讲座,CPMP还有网上的每期讲座视频回顾将会向会员开放,希望大家随时回顾各期精彩内容。 

 

讲座结束后,主讲人邹文给大家提供了一篇《8个常见的时间管理误区》的文章,帮助大家在平时工作中更好地管理时间。 

 

不知道大家有没有这样的感觉,我们经常都处在一种超负荷的工作状态下,很多时候不得不延期完成工作,导致领导或同事的不满,或者赶工却导致我们的工作质量下降。忙,似乎就是描述我们工作的主要特点。 

更有效的管理自己的时间,把我们的宝贵时间投入到回报率更高、更重要的事情上,是我们大家共同的目标,下面我将给大家介绍8个最常见的时间管理的误区,并介绍怎么克服这些问题的技巧和办法。 

 

  1. 工作目标不清晰不明确

在我们接受工作的时候,我们希望工作的目是清晰和明确的,重点是包括工作的范围和标准。 

  • 做什么?(必须明确,任务驱动)
  • 做到什么程度?哪些东西是可以不做的?
  • 什么时候做完?
  • 检验的标准是什么?
  • 给出的资源条件是什么?(人、财、物等)

最为忌讳的是领导用一句话把工作交代了,比如说,某某去把那件事情做了。这样目标不明确,过程不清楚,时间不明确,最后员工会反复求证,中间过程反复修正,非常浪费时间。所以想要不忙乱,不管是接受任务还是布置任务,请清晰完整思考上面这5个要素。 

 

  1. 任务清单不完整、清晰

当我们有了清晰的工作目标后,接下来的第一个动作就是把目标分解成任务清单(To Do List)。最为常见的分解方法就是按照产生结果的过程来做。比如下面这个公司办公室装修的案例。 

 

注意事项: 

  • 相关的项目核心人员一起参与分解;
  • 最终的工作包要能100%完成项目,不能有遗漏;
  • 工作包的工作结果是可考核的;
  • 每一个工作包至少有一个清晰的责任人。
  • 工具:思维导图,比如XMind等。

 

  1. 任务的优先级处理

在任务清单出来后,我们应该按照任务的轻重缓急来排序安排工作。在实际的工作中,我们很多项目经理显得非常忙碌,主要是经常处在任务既紧急又重要的状态下。这里最主要的原因是: 

  • 平时没有分析出哪些任务是重要的;
  • 即便分析出来了,只要任务不紧急,就不去做,直到任务时间的窗口期逐渐缩小,任务变成紧急后,项目经理才着急。

那对于项目经理而言,什么是重要的任务呢?见下图,越是下层的任务越是重要,要时刻关注,即便不紧急也要经常去做,比如保持和重要项目干系人的经常性的沟通。如果有项目计划图,那么关键路径上的任务也一定是重要的任务。 

大家如果把前面这三个部分做好,那么就可以减少你80%的忙碌状态。后面还有5点是我们在个性特质里容易出现的问题。 

 

  1. 没有分心管理

当我们的工作确实没有那么的有趣,也没有那么的激动人心的时候,一些小的让人感觉舒服的事情就很容易让我们分心,比如说在我们写报告的时候,上网看看球赛的比分,看看新闻等等,这都是很让人分心而导致我们效率不高,浪费很多时间。长时间让我们集中精力做普通的事情确实违反人性,因而现在很多朋友用番茄时间法等短时间集中精力法,可以来解决这个问题。 

另外,有朋友把手机放的很远,甚至只拿电脑到没有网络的环境中去写东西等等都是很好的尝试。 

我一个好朋友王军,他在十几年前就告诉我,他每天有一个固定处理邮件的时间,用这种方法来保证自己的工作节奏不会被随意打乱。 

 

  1. 承担太多
  • 有些项目经理有完美主义的倾向,事情不做到自己100%满意就不交活儿,另外,所有的任务和细节都要坚持自己完全把控,使得自己非常劳累而影响效率。注重细节而忘了大局,诸葛亮是典型。
  • 另外一方面,有些朋友很难对别人说“不”。导致自己的工作节奏,被一些计划外的事情随意打破。

不管是上面哪种工作模式,都会占用我们宝贵的时间,而导致我们的工作状态经常忙碌而草率,自己很疲惫,质量也控制不好。最近,敢于放权、敢于对别人的请求说“不”,这些理念不断出现在各种媒体中,就充分说明了这种情况的严重性。 

 

  1. 多任务太多

当我们在非常忙碌的时候,有些朋友喜欢在同一个时间内用多任务的方式来解决时间缺少的问题。比如在接听电话时整理手中的资料等等。但当这种多任务的状态太多的时候,那么我们犯错误的几率会指数上升,事后弥补那些错误,同样会花掉我们大量的宝贵时间。有研究表明,在多任务状态下就完成一个任务,可能会增加我们20~40%的时间。所以并行的多任务的工作模式,我们要慎之又慎地使用。 

 

  1. 不休息

很多朋友在项目截止日期到来之前拼命加班,甚至连续工作12到14个小时。实话实说,其实这样的状态大部分情况都是表现给老板看的,或者只是感动了自己。因为科学研究已经表明,没有休息时间的大脑,就绝对不会是高效的工作状态。如果你真的想节省自己的时间,想保持健康的状态,那么在每隔1到2个小时的时候(手环、智能手表等都有这个提醒的功能),一定要强迫自己休息5-10分钟,比如,喝杯咖啡,快步走等等,我个人非常推荐冥想,它可以让你的大脑很快地平静下来休息、充电,进而复血满满地进入高效地工作状态。嗯,对的,就是磨刀不误砍柴工。 

 

  1. 想得太多做得太少

耐克有一句很出名的标语:“Just do it!”我非常喜欢。其实在时间管理上,我们很多时候,花了很大部分时间是在犹豫、踌躇、怀疑中度过的,而真正做事情的时间并非我们想象的那么多。所以有人就建议上班前五分钟,平心静气的做一下今天上午的计划,然后就开始做,这样的工作效率会非常高。 

很多时候打败我们的不是事情本身,而是我们对它的想象,害怕失败,觉得要有更多更好的条件才能开始。给自己拖延找了很多看似合理的理由。我有一个中年大叔的朋友,40多岁,英语不好,不喜欢吃西餐。可他从小有一个环游世界的梦想。从2014年开始,他用一台国产车不断挑战自己的极限,一个人自驾去了欧洲、去非洲、去北美和南美,创造了很多国人自驾的第一,也经历了很多艰难时刻。通过这5年,他的车轮一圈一圈的转动,时间一秒一秒的经过,就这样一米一米地去完成了他少年时代的梦想。很多时候,Just Do It!却是最省时间的方法。 

 

2020-07-19

CPMP 2020年7月12日讲座回顾 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方

CPMP 七月主题讲座 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方 – 7月12日上午在Zoom meeting 上举行,讲座吸引了30多位从事不同领域的听众参加。主讲人的邹文首先介绍了项目时间管理传统的培训内容。 虽然很多朋友都通过各种途径学习了项目时间管理的流程,可是在实际工作中,大家感叹时间管理依然是项目管理中最不容易掌握的地方,也是风险发生最多的地方。邹文根据实际经验和广泛收集的案例分析总结了项目时间管理中容易忽略的地方有以下四个方面:  主讲人在整个讲座中,用真实的案例、幽默的语言来和大家一起讨论,以其弥补上系统时间管理课程中没有涉及的,而我们在平时工作中又很容易忽视的时间管理问题。受到大家的欢迎,在最后一个QA环节里,听众们纷纷提出了自己在实际工作中的具体问题,主讲人以及CPMP的很多资深会员都积极参与讨论和回答,现场的气氛既轻松又高效。大家纷纷表示感谢CPMP精心为广大会员带来的讲座。为了弥补个别会员由于时间冲突的原因没有参加到现场讲座,CPMP还有网上的每期讲座视频回顾将会向会员开放,希望大家随时回顾各期精彩内容。    讲座结束后,主讲人邹文给大家提供了一篇《8个常见的时间管理误区》的文章,帮助大家在平时工作中更好地管理时间。    不知道大家有没有这样的感觉,我们经常都处在一种超负荷的工作状态下,很多时候不得不延期完成工作,导致领导或同事的不满,或者赶工却导致我们的工作质量下降。忙,似乎就是描述我们工作的主要特点。  更有效的管理自己的时间,把我们的宝贵时间投入到回报率更高、更重要的事情上,是我们大家共同的目标,下面我将给大家介绍8个最常见的时间管理的误区,并介绍怎么克服这些问题的技巧和办法。    工作目标不清晰不明确 在我们接受工作的时候,我们希望工作的目是清晰和明确的,重点是包括工作的范围和标准。  做什么?(必须明确,任务驱动) 做到什么程度?哪些东西是可以不做的? 什么时候做完? 检验的标准是什么? 给出的资源条件是什么?(人、财、物等) 最为忌讳的是领导用一句话把工作交代了,比如说,某某去把那件事情做了。这样目标不明确,过程不清楚,时间不明确,最后员工会反复求证,中间过程反复修正,非常浪费时间。所以想要不忙乱,不管是接受任务还是布置任务,请清晰完整思考上面这5个要素。    任务清单不完整、清晰 […]
2020-07-13

CPMP 2020年7月18日 CStudy预告 – Manage Up 怎样管理领导

案例分析 Manage UP, Effectively communicate with Executives   ▶ 职场人的每一天都不可避免要与老板沟通。有时候我们不能简单精准地表达自己的观点;有时候又不确信是否准确领悟了老板的关注点和潜台词;有时候更会担心如何与老板沟通棘手的问题等等。疫情期间的远程工作又为沟通引入了新的障碍,如何提升远程沟通的效果。 ▶ 自然有趣的small talk 会为沟通营造一个良好的气氛,由此延展开的高质量的沟通会逐渐帮助我们建立信任和积极的人际关系。这些毫无疑问都会让我们的工作如虎添翼,更会在长期的职场发展中为我们打开上升通道。 ▶ 本期CPMP将采用嘉宾访谈方式, 邀请来自五大银行之一的资深PMO高级总监Jen Xi, 分享Manage UP, effectively communicate with Executives, 并且与您互动解答疑惑。相信这次分享一定会后让你更有信心与老板沟通,建立融洽的工作关系。    主讲嘉宾 Jen Xi, Delivery Lead, Sr. Director at […]
2020-07-11

CPMP 2020年7月12日讲座预告 – 探讨项目时间管理中容易忽略的地方

本期主题   人的一生是短暂的,职业发展的时间就更短了,但总有出类拔萃的人在自己的职业生涯中早早就做出了显著的成就,这里面有什么秘诀吗?时间对每个人来讲都是公平的,一天24小时大家都一样。时间也无法储存, 失去就无法追回,而且任何的活动都需要时间。任何人想要在职业上有所发展, 良好的时间管理是一个关键。 不管是个人的时间管理,还是公司项目的时间管理都是当下的热门话题。虽然各种时间管理的系统课程比比皆是,可是在实际工作中大家抱怨最多的依然是时间拖延的问题。那么这中间的问题出在哪里呢?加华项目管理协会(CPMP)的创会会员邹文给大家作“探讨项目时间管理中容易忽略的地方”的主题讲座。 主讲嘉宾 邹文 ■ Diversity at Work咨询技术支持,2005年考取了PMP证书,加华项目管理协会(CPMP)的创会会员。至今已开发了整套的项目管理系列课程,网上有7万多人次学习了相关课程。并为20多个中国和加拿大的客户进行了相关培训。和CPMP另外一个创会会员王军合作出版了《The growing pains of a project manager》。 ■ 邹文结合自己多年的实践和培训经验,从时间管理中容易忽视的地方入手,针对真实的案例,采用理论联系实际的分析方法,通过生动幽默的表现形式, 和大家一起讨论这些细节对项目时间所具有的拖延影响,以期弥补通常课程中没有涉及,但影响不容忽视的时间管理问题。讲座机会难得,不容错过。  时间与方式 2020年7月12日 星期日 10:00AM – 12:00PM 多伦多时间上午10:00PM – 12:00AM […]
2020-07-04

CPMP 2020年6月主题讲座回顾 – 揭开量化金融的神秘面纱

CPMP 六月主题讲座 – 揭开量化金融的面纱 – 6月20日上午在Zoom meeting 上举行,讲座吸引了30多位从事不同领域的听众参加。主讲人的张振富,是国际著名的会计事务所德勤(Deloitte)的金融工程与建模部经理,具有多年金融建模,衍生品定价及市场风险分析从业经验。他通过两个小时的讲座,将量化金融全面地呈现在大家面前。 在讲座开始之前,听众们各自做了简单的自我介绍,大家从事的行业包括金融,IT,工程,服装制造和餐饮业。听众们对量化金融的在投资分析上的应用,行业前景以及如何进入这个行业特别感兴趣, 整个“云会议室“学习氛围浓厚。在介绍结束之后,主讲人开始了量化金融的介绍。讲座由量化金融的内涵,量化金融行业的优势,目前量化金融的就业状况以及如何进入这个行业四个方面展开。   首先,讲座以量化金融的发展历史切入,探讨量化金融的内涵。相信理工科的朋友一定对“布朗运动”不陌生。布朗运动是指悬浮在液体或气体中的微粒所做的永不停息的无规则运动。由观察微粒所作的不规则运动,到运用数学定量方法描述随机变量参数,都是量化金融发展的基石。投资学上的资产定价-资产配置等都依赖包含随机参数的数学模型。量化金融侧重于使用数学方法来研究金融问题。当前,量化金融更多涉及的是完善已经建立好的数学模型,更新模型的假设,使模型能更适用于目前的情况。 量化金融主要运用的行业包含金融工程和金融衍生品定价。金融衍生品比如期权产品,由于产品的个性化,可具备多种不同的属性,需要使用复杂的数学模型来定价。量化金融也被金融机构广泛应用于的市场风险,信用风险,和运营风险的分析管理,风险管控是金融机构稳健运行的重要基础。另外,保险行业,比如财产保险的保费计算, 和资产管理中的资产配置都是量化金融的用武之地。 主讲人结合当下Covid-19疫情情况,列举了实际应用的例子。市场利率下行,银行纷纷下调贷款利率,然而市场利率只是决定贷款利率的其中一个因素,银行在审批贷款的时候也会考虑的申请人收入状况,失业率等要素。另外一个例子是关于市场风险。有做个人投资的朋友应该知道,自从疫情爆发以来,市场波动变得非常大。对金融机构来说,金融产品定价模型都需要考虑到当下市场状况,调整对价格波动(Volatility)的假设。   第二,量化金融有哪些优势呢?为什么要从事这个行业?张振富从工作稳定性以及行业的发展前景两个方面,说明量化金融的行业的优势。从需求方面来看,从金融机构的业务会包含金融量化模型的研发和销售,同时由监管政策变化以及经济全球化趋势,都会增加对量化金融分析的需求。从薪资待遇上看,量化金融的待遇非常可观的,数据表明,薪资区间跨度比较大。量化金融本身是一个交叉学科,涉及数学统计,金融以及数据分析方面的知识,对于个人发展也是非常有益的。 近年来AI 的兴起,对很多传统行业造成了冲击,大家也很关心AI 的发展是否会取代量化金融相关的工作。张振富认为,首先由于Machine Learning必须基于大量的可靠历史数据来锤炼模型,然而历史金融数据当中,类似环境的数据并不丰富。其次AI的模型是一个黑匣子,参数模拟复杂,由人来验证模型是否合适的难度很大。因此在金融领域中,近期AI 完全取代传统的建模是比较难的。   第三,从量化金融行业的就业市场情况来看,机会比较丰富的地区主要在金融业历史相对悠久的北美和欧洲。亚洲地区的日本和新加坡也有不少机会。中国的金融行业目前正处在发展的上升阶段,随着市场开放度的增加,未来也会有越来越多的机会。量化金融涉及的主要行业包括银行,对冲基金,养老金,保险和咨询公司等。   第四,要如何进入量化金融行业?大多数量化金融相关的职位都需要硕士或者以上学位。全职工作的朋友,可以考虑Part […]